关于印发院《行政会议管理规定》的通知

川建研院〔2011〕39号

院各部门：

我院《行政会议管理规定》已经第106次院务会审议通过，现予以印发执行。

附件：四川省建筑科学研究院行政会议管理规定

                          二O一一年五月二十四日

主题词：会议  管理  通知

—————————–––––––––––––––––––––––––––––––––––––

抄送：院领导，顾问总工程师。

                         （共印30份）

附件

四川省建筑科学研究院

行政会议管理规定   

    第一条  为使我院行政会议管理规范、有序，提高会议质量，达到精简、高效的目的，特制定本规定。

    第二条  本规定适用于院本部行政管理范畴内会议的管理。

    第三条  管理职责 

    1、院办公室负责院会议的统筹协调，负责本规定的执行监督。

2、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作。

    第四条  管理会议的分类

    第五条   会议提拟与审批

1、院务会按《院行政事务办公会议议事规则》由院长提拟，并审查、确定议题。

院工作会、务虚会等涉及院整体工作的重要会议，由院办公室与相关院领导商议后提拟，院长审批。

鉴定/评审会、研讨会、专题会议等院临时会议，由主办部门提交分管院领导审批，报备院办公室。

上级主管单位布置的行政会议，需报院长确认。

    2、会议主办部门应当提前填报《会议审批表》获得审批。大型会议或重要会议应提前3天报批，形成计划。涉及会议经费的，经费收支预算一并报批。

3、经审批的会议应按时组织实施。若需改期，主办部门或提拟人应提前按原审批权限报批报备，调整计划。

4、对参会人相同、内容相近、时间合适的几个会议，院办公室应协调相关院领导或部门安排合并召开。

 5、因处置突发事件而召集的紧急会议不受审批时限。

    第六条  会议通知

1、经审批报备的会议，由院办公室负责通知或协调主办部门通知。紧急会议由院办公室负责通知。

2、一般会议通知以电话通知、短信通知等形式。

对会议议题、会务安排、会议准备资料等有特别说明的会议，应以邮件发至参会人员。涉及参加人数众多的大型会议、重要会议，应编制详细的会议计划，并发放书面通知。

院务会按《院行政事务办公会议议事规则》发放书面通知。

    第七条  会前准备

1、主办部门、会议主持人和与会人员应提前做好会议资料（包括会议议程、议题、与会人应提交资料等）准备工作。

 2、主办部门协调会务服务提供部门做好会务准备，包括落实场地，布置会场，准备会议器材、茶具茶水等所需的各种设施、用品。

    院区域内召开会议，院办公室负责公共会议室统筹安排；物管部负责会议器材、设备、会场卫生等服务。

 3、主办部门提前做好会议签到、会议记录准备。

    第八条  会议组织

 1、会议主持人一般应于会议开始，将议题、议程、需解决问题及达成目标、议程中应注意的问题等进行简要说明；根据会议实际情况对议程适时控制，确保议程顺利推进。

    2、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论；对需集体议决的事项应加以归纳和复述，提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并就其后续作出安排意见。

    3、主持人应将会后跟进事项安排予以明确。包括明确应付诸实施的责任人、应达成标准和完成时间要求等。

    第九条  会议记录

1、会议应遵照“谁组织，谁记录”的原则安排专人负责记录。

2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

3、对会议形成决定的，或会议精神需跟进落实的，或主持人有要求的，记录人员应整理形成会议纪要。

4、会议记录、纪要应由会议主持人审核签名，并归档管理。会议纪要应报院办公室备案。

第十条  会议跟进

1、会议决议、决策等需会后跟进的事项，遵照“谁组织，谁跟进”的原则落实。会议主持人另有指定的，从主持人指定。

院务会的会后跟进工作原则上由院办公室负责落实。

2、会议跟进的依据以会议记录、会议纪要为准。

第十一条  会议纪律

1、参会人员严格遵守开会时间，不得无故迟到、早退。请假应得到会议主持人批准。考勤记录由会议记录员负责。

2、与会期间应将手机调到振动或静音。如须接听，离开会场。

3、会议涉及保密事件，所有与会人员要严守保密制度，不得外传。

第十二条  部门（研究所）例会由各部门负责人组织安排，无须提交审批。例会以传达信息，交流工作，总结分析，部署任务等内容为主，做好记录。每月应不少于一次。

（样表，以电子文档申报）