川建研院〔2009〕96号
院各部门、各单位：
为了进一步规范院务会的管理、提高会议效率，特制定了《院行政事务办公会议议事规则》，并经第79次院长办公会审定通过。现印发于你们，请认真学习、遵照执行。
此后，原院长办公会改为“院行政事务办公会议”
特此通知。
附件：《四川省建筑科学研究院院行政事务办公会议议事规则》
二〇〇九年十月十二日
主题词：印发 规则 通知
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抄报：四川华西集团有限公司。
抄送：院领导，顾问总工程师，副总工程师。
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（共印35份）
附件：
四 川 省 建 筑 科 学 研 究 院
院行政事务办公会议议事规则
第一条 院行政事务办公会议（以下简称院务会）是由院长召集和主持，院领导班子成员参加，相关人员列席，研究、审议、决定院行政工作方面重大问题的会议。为进一步规范院务会的管理，提高会议效率，特制定本规则。
第二条 议事的内容与范围：
1．贯彻执行党和国家的路线、方针、政策和法律法规，落实上级单位有关行政工作的重要指示、决定。
2．涉及院的整体发展规划、重大改革方案、内部组织机构的设置与调整、重要规章制度的制订与修订；以及涉及院全局性的行政工作制度。
3．涉及院的科研、经营、生产、安全、人力资源、财务、审计与监察、物业保障、基本建设、综合治理等行政管理工作中的重大问题和决策；院部门和院属公司按规定应报院审定的事项或重大问题的请示。
4．院年度财务预（决）算、重大资金筹措、对5万元及其以上较大额度的资金使用（按规定核准的薪酬、社保、税收资金使用，以及按合同约定的资金使用除外）、财务经济政策、资金借贷项目、重大经济决策、重大经济合同等问题。
5．院行政年度工作安排、工作报告、员工考核和奖惩中的重要问题，以及涉及各职能部门需要协调的事项。
6．必须由院务会处理的其他工作或突发性事件。
7．听取院职能部门、下属单位有关行政工作重要事项的汇报。
8．通报或交流行政工作情况和信息。
第三条 议事分类
1．审定类议题。凡需要院做出批复、批示和决定的事项，列入审定类议题。会议应当对审定类议题形成决议。
2．研究类议题。传达和贯彻上级工作决定、安排和部署的事项；需事前征询意见、统一认识，以利制订实施方案的事项；由院务会提出初步意见后尚需经院职工代表大会或院党委会讨论的事项等应列入研究类议题。
会议应当对研究类议题逐项提出明确的意见及建议；对会议研究中能形成一致意见，且需要尽快作出决定的事项，可形成决议。
3．报告类议题。凡属于告知性的事项，列入报告类议题。会议对报告类事项可提出注意事项及改进意见。
第四条 会议的组织
1．院务会由院长主持，或院长委托由常务副院长主持。
2．院务会原则上每半月召开一次。遇重大或紧急事项，由院长或常务副院长临时召集召开院务会。
3．参加院务会的成员为院领导班子成员。列席人员为院受聘顾问、三总师副职、院办公室主任、负责会议记录的秘书，其他列席人员视会议研究内容需要而确定。
4．会前由院办公室将召开会议的时间、地点及主要内容提前两天通知与会人员。因故不能出席会议的，需向主持人请假，在可能的情况下可以事先对议题留下意见和建议。会议实行参会人员签到制度。
5．实到院务会的院领导不足应到会人员的三分之二时（因公外出一个月以上者除外），院务会不能讨论审定类和院中层管理人员的选拔任免事项；审定类事项中的分管院领导和相关职能部门未到会的，该事项不作审定。
第五条 议题准备
1．院办公室负责议题资料的收集、整理和审查分类。提交院务会的审定类和研究类议题，应由分管院领导提出，并组织相关部门做好充分准备。院办公室应提前将会议的议题及准备情况报院长或常务副院长审查、确定。
2．凡提交院务会审定的议题，分管院领导应事先召集相关职能部门进行充分调研、论证和协商，并向会议提交书面资料。资料应包括：问题的提出、依据、需要审定的事项、解决方案、风险及规避措施、论证的意见或建议。凡未经论证和资料准备不齐备的事项，不列入审定类议题。
3．除临时召开的会议以外，院办公室应在会议前两天将院务会的议题及相关资料呈送院领导、受聘顾问和三总师副职，以便作好议事准备。必要时，应在会议完后收回会议相关资料。
4．凡涉及较大额资金的议题，事先应与院财务部、院总会计师商议，提出方案后方可提交院务会审定。
5．凡分管院领导职权范围内可以解决或协商解决的议题、以及准备不成熟的议题，不能提交院务会审定。如有必要，可以列入研究类或报告类议题。
6．一般情况下，不在院务会会议通知发出后再增加审定类和研究类的议题。确需临时增加议题的，应会前征得会议主持人的同意，并由院办公室及时通知参会人员。
第六条 议事程序
1．陈述及询问阶段。由提出议题的分管院领导就议题内容作简要说明；列席会议的相关部门负责人作详细的补充说明；参会人员就议题不清楚之处提出询问。
2．研究及讨论阶段。与会人员就议题进行充分讨论发表意见，并应作出明确的表态和说明。作出“不同意”意见时，应充分说明其理由，与会人员应认真听取持“不同意”意见人的阐述。在讨论过程中，与会人员可在进一步听取讨论、论证的意见后，修正自己对议题的表态。
3．决议（意见）阶段。主持人在听取与会人员的意见和表态后，归纳议事意见，决定是否提请表决，并提出决议（意见）草案再次征询参会院领导的意见。
第七条 议题决议
1．参会院领导表态为“同意”或“无意见”时，均视为同意；当院领导表态为“不同意”或“保留意见”时，应充分说明理由，并提出相应的建议；当有应到会半数以上的院领导持“不同意”或“保留意见”时，该事项的决议为不通过。
2．当与会人员对议题总体通过，但对具体实施的事宜尚有意见时，视为原则上通过。但应要求相关院领导及职能部门在院务会决议的原则、目标及控制框架内，针对提出的具体问题提出妥善解决办法或措施，并在实施过程中及时向院务会报告。
3．对在询问及讨论过程中有较大分歧和问题较多的议题，可不转入决议阶段，即不提请表决，但主持人应要求提出议题的分管院领导和相关部门作再议准备。
4．当主持人认为议题事情重大且时间紧迫，会议讨论意见分歧较大且多数参会院领导持“不同意”或“保留意见”时，会议主持人可在征求相关主要负责人意见的前提下作出紧急处置的决定，并说明其理由。
第八条 会议记录及归档
1．负责院务会会议记录的秘书应做好会议记录，并按照要求及时整理。会议记录应包括有议题名称、会议时间和地点、主持人和参会人员姓名、议题陈述人及陈述要点、讨论中发言人的发言要点、主持人的归纳意见、参会院领导的表态及对决议意见的表态、会议决议等。会议记录应由记录人、校核人（办公室主任）、主持人签字确认。
2．会议档案资料包括会议通知、会议签到表、提交会议的各种输入资料、会议记录和会议决议文件。会议档案文件由院办公室负责收集、整理和归档。
第九条 会议决议的执行与反馈
1．院务会作出的有关决议由分管院领导和相关职能部门组织实施，院办公室应及时掌握进度，反馈信息。
2．在实施过程中，分管院领导和相关职能部门注意收集实施中的意见反馈。在确遇新情况、新问题，不适宜或不可能按决议及相关文件执行时，应将实施不适宜的情况书面报院办公室，提请院务会复议。任何部门和个人不得擅自改变院务会的决议。
3．特殊情况下确需临时局部调整决议的，在不违背决议整体原则的基础上，可由院长或常务副院长征求有关院领导意见后进行处置，但应在下次院务会上通报。
4．重要事项的实施情况，应由责任职部门形成书面报告提交院办公室，在院务会上通报。
第十条 会议纪律
1．参会人员应坚持认真负责、实事求是、客观公正、顾全大局的原则和团结、协调、高效的工作作风，树立谦虚谨慎、以理服人的良好风范和修养。不得无故不参加院务会或无故中途退出会议，不得无理推诿和扯皮，不得无根据推断和发表不负责任的言论，不得拉帮结派、不得喧扰会议。
2．院务会议中，凡涉及与会者自身或亲属关系的利益时，应自行或要求回避。
3．凡会议讨论的情况和决议的过程，以及涉及秘密或会议未做出决定暂需保密的内容，与会人员应予保密，不得随意传播。违者应追究有关人员的责任。
第十一条 本规则由发布之日起实施。由院办公室负责实施过程中的意见反馈收集，以利择机修订。